E-Rechnungen technisch validieren — nach BMF-Empfehlung vom 15.10.2025
Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt die Aufbewahrung des Validierungsberichts. VERAX-CHECK liefert genau diesen Bericht — auditfähig, kryptografisch gebunden, jederzeit nachvollziehbar.
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen die Anforderungen an die Validierung elektronischer Rechnungen klar eingeordnet. Unternehmer dürfen sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen — und das BMF empfiehlt ausdrücklich, den Validierungsbericht aufzubewahren.
Validierung ist damit zwar keine gesetzliche Pflicht — im Rahmen der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns wird sie jedoch zunehmend als Stand der Technik angesehen.
Was das BMF-Schreiben wörtlich sagt
Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE, Sätze 11–13
Satz 11
Validierung unterstützt
„Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern unterstützt ihn hierbei."
Satz 12
Verlassen auf Ergebnis
„Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen."
Satz 13
Bericht aufbewahren
„Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren."
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243
Original-Schreiben beim BMF | Konsolidierter UStAE (Abschnitt 14.5, S. 546)
Was die Validierung leistet — und was nicht
Diese Abgrenzung folgt exakt dem BMF-Wortlaut und ist damit juristisch unangreifbar.
Validierung prüft
- Die Struktur der Rechnung (XML-Schema, Format)
- Die offiziellen Geschäftsregeln (BR nach EN 16931, XRechnung)
- Die technische Konformität zum Standard
Validierung prüft NICHT
- Ob der Steuersatz fachlich korrekt ist
- Ob die Inhalte logisch und sachlich stimmen
- Ob die Rechnung wirtschaftlich plausibel ist
Beispiel: Ein falscher Steuersatz auf einer formell korrekten Rechnung wird durch die Validierung nicht erkannt. Genau diesen Punkt macht das BMF mit Satz 11 deutlich: Validierung unterstützt, ersetzt aber nicht die eigene inhaltliche Prüfung.
Die 7 Merkmale einer geeigneten Validierungsanwendung
Das BMF definiert den Begriff bewusst nicht. Fachlich lassen sich jedoch sieben zentrale Merkmale ableiten.
| Merkmal | Begründung | VERAX-CHECK |
|---|---|---|
| Prüfung gegen die aktuelle Norm | BMF fordert „Format und Geschäftsregeln" | EN 16931 + XRechnung 3.0.2 |
| Anerkannte Prüftechnologie | Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns | Etablierte Open-Source-Validatoren |
| Nachvollziehbares Prüfergebnis | BMF spricht vom „technischen Ergebnis" | Strukturierter Report in 4 Formaten |
| Manipulationssicherer Nachweis | Sinn des „aufbewahrten Berichts" | SHA-256-Bindung an Originaldatei |
| Dokumentierte Prüfumgebung | Für Audit-Reproduzierbarkeit | Validator-Versionen, Zeitstempel, Regelwerk |
| Archivierungsfähige Ausgabe | Für 10-Jahres-Aufbewahrung nach § 14b UStG | PDF-konformer Bericht |
| Unabhängiger Prüfdienst | Trennung von Rechnungssystem und Prüfung | SaaS getrennt vom ERP |
Der Validierungsbericht im Detail
Ein auditfähiges Dokument mit fünf klar getrennten Abschnitten.
Dateiinfo (Name, Größe, SHA-256), PDF-Eigenschaften, Rechnungsinhalt, Format
VERAX-CHECK-Version, Validator-Version, Zeitstempel
PDF-Prüfung, XMP-Metadaten, XML-Einbettung, XML-Validierung
KONFORM / NICHT KONFORM, SHA-256-Bindung, PDF/A-3
Rechtliche Abgrenzung (BMF-konform)
Beispiel-Bericht herunterladen (PDF)Das offizielle Bericht-Statement
„Dieser Validierungsbericht dokumentiert den technischen Prüfstatus der geprüften Datei zum angegebenen Zeitpunkt auf Basis der übermittelten Rechnungsdaten. Geprüft wurden technische Konformität zur EN 16931 sowie die angewandten Geschäftsregeln. Die Validierung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung des Rechnungsinhalts. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtliche Zulässigkeit der Rechnung verbleibt beim Datenlieferanten."
Dieser Wortlaut folgt der Einordnung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 sowie dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 23. April 2026).
Häufige Fragen zum BMF-Schreiben
Ja. VERAX-CHECK erfüllt alle sieben Merkmale, die eine geeignete Validierungsanwendung ausmachen: Prüfung gegen EN 16931, anerkannte Prüftechnologie, nachvollziehbares Ergebnis, SHA-256-Nachweis, dokumentierte Prüfumgebung, archivierungsfähige Ausgabe und unabhängiger Prüfdienst.
Nein. Die Validierung elektronischer Rechnungen ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Unternehmer dürfen sich jedoch im Rahmen der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen. Die Pflicht zur inhaltlichen Prüfung der Rechnung bleibt davon unberührt.
Das BMF empfiehlt die Aufbewahrung des Berichts. Nach § 14b UStG beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 10 Jahre. Der VERAX-CHECK-Bericht ist als PDF archivierungsfähig und kann zusammen mit der Rechnung abgelegt werden.
Der SHA-256-Hash ist ein digitaler Fingerabdruck der geprüften Datei. Er stellt sicher, dass der Bericht exakt zu dieser Rechnung gehört. Jede nachträgliche Änderung an der Rechnung macht den Bericht ungültig.
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